reportingTjandrakusuma Finance

5 tips voor een betrouwbare geconsolideerde rapportage

Veel ondernemingen hebben te maken met geconsolideerde rapportages en of je nu een geconsolideerde managementrapportage of een geconsolideerde jaarrekening moet opstellen, beide rapportages komen tot stand middels een bepaald rapportage proces. De kwaliteit en betrouwbaarheid van dergelijke interne of externe rapportages kunnen door een heleboel zaken verstoord worden. Deze blog geeft 5 tips hoe je dergelijke verstoringen zoveel mogelijk kunt verminderen.

De geconsolideerde rapportage

Gedurende de dagelijkse business activiteiten ontstaat er data die voor een groot deel in een ERP systeem en uiteindelijk in de financiële administratie terecht komen. In het geval dat een organisatie uit meerdere juridische entiteiten, business groepen of locaties bestaat, dienen de diverse financiële administraties geconsolideerd te worden alvorens de geconsolideerde rapportage opgesteld kan worden.

In het proces van business activiteit tot geconsolideerde financiële rapportage kunnen er een heleboel zaken misgaan die uiteindelijk leiden tot fouten en onzuiverheden in de rapportage. Hoe zorg je voor een betrouwbare geconsolideerde rapportage?

Tip 1. Uniforme processen en procedures

Zorg voor uniforme processen en procedures binnen de organisatie, zodat data vergelijkbaar en betrouwbaar zijn In een handboek kunnen belangrijke processen en procedures worden vastgelegd. Om de kwaliteit van data dat uit deze processen voortvloeit te waarborgen, is naast de communicatie van het handboek binnen de organisatie ook de juiste naleving ervan essentieel. Hoe weet je of processen en procedures daadwerkelijk worden nageleefd? Door simpelweg de essentiële processen op de naleving daarvan te toetsen.

 Tip 2. Integreer informatie behoeftes in het ERP systeem

Zorg ervoor dat de management informatie behoeftes zoveel mogelijk automatisch via je ERP systeem worden geregistreerd. Voorkom het bijhouden van informatie via Excel lijstjes. Dit is alleen maar bewerkelijk en onbetrouwbaar.

Tip 3. Juiste afstemming binnen de groep

Zorg voor een heldere intercompany afstemmingsprocedure waarmee intercompany verschillen tijdig worden opgelost. Indien er binnen een organisatie transacties plaatsvinden tussen verschillende juridische entiteiten, business groepen of locaties dienen de transacties binnen de groep geëlimineerd te worden alvorens men tot consolidatie kan overgaan. Een heldere intercompany afstemmingsprocedure zorgt ervoor men tijdens de consolidatie van de cijfers niet meer tegen onopgeloste verschillen aanloopt.

Tip 4. Uniform rekeningschema

Zorg ervoor dat alle juridische entiteiten, business groepen of locaties die binnen de consolidatiegroep vallen, hetzelfde rekeningschema hanteren. Dit vereenvoudigt de consolidatie en zorgt ervoor dat je niet appels met peren optelt.

Tip 5. Uniforme verslaggevingsgrondslagen

Zorg ervoor dat alle entiteiten die binnen de consolidatiegroep vallen dezelfde verslaggevingsgrondslagen hanteren. Deze grondslagen zouden vastgelegd kunnen worden in een accounting manual. Niet alleen de grondslagen, maar ook bijvoorbeeld impairment test modellen met de bijbehorende veronderstellingen kunnen hierin opgenomen worden.

Tot slot

Bovenstaande 5 tips leiden tot een betrouwbare rapportage en dit kan onjuiste management beslissingen voorkomen. Een betrouwbare rapportage leidt ook tot minder correcties naar aanleiding van een accountantscontrole.  En wat je niet wilt is uitleggen aan de directie waarom er zoveel fluctuaties door fouten in de gerapporteerde cijfers zitten. Zorg dat je in control bent en werk aan een stabiele en betrouwbare geconsolideerde rapportage!