Veel ondernemingen hebben te maken met geconsolideerde rapportages en of je nu een geconsolideerde managementrapportage of een geconsolideerde jaarrekening moet opstellen, beide rapportages komen tot stand middels een bepaald rapportage proces. De kwaliteit en betrouwbaarheid van dergelijke interne of externe rapportages kunnen door een heleboel zaken verstoord worden. Deze blog geeft 5 tips hoe je dergelijke verstoringen zoveel mogelijk kunt verminderen.

De geconsolideerde rapportage

Gedurende de dagelijkse business activiteiten ontstaat er data die voor een groot deel in een ERP systeem en uiteindelijk in de financiële administratie terecht komen. In het geval dat een organisatie uit meerdere juridische entiteiten, business groepen of locaties bestaat, dienen de diverse financiële administraties geconsolideerd te worden alvorens de geconsolideerde rapportage opgesteld kan worden. Zie onderstaand figuur.

In het proces van business activiteit tot geconsolideerde financiële rapportage kunnen er een heleboel zaken misgaan die uiteindelijk leiden tot fouten en onzuiverheden in de rapportage. Hoe zorg je voor een betrouwbare geconsolideerde rapportage?

Tip 1. Uniforme processen en procedures

Zorg voor uniforme processen en procedures binnen de organisatie, zodat data vergelijkbaar en betrouwbaar zijn In een handboek kunnen belangrijke processen en procedures worden vastgelegd. Om de kwaliteit van data dat uit deze processen voortvloeit te waarborgen, is naast de communicatie van het handboek binnen de organisatie ook de juiste naleving ervan essentieel. Hoe weet je of processen en procedures daadwerkelijk worden nageleefd? Door simpelweg de essentiële processen op de naleving daarvan te toetsen.

 Tip 2. Integreer informatie behoeftes in het ERP systeem

Zorg ervoor dat de management informatie behoeftes zoveel mogelijk automatisch via je ERP systeem worden geregistreerd. Voorkom het bijhouden van informatie via Excel lijstjes. Dit is alleen maar bewerkelijk en onbetrouwbaar.

Tip 3. Juiste afstemming binnen de groep

Zorg voor een heldere intercompany afstemmingsprocedure waarmee intercompany verschillen tijdig worden opgelost. Indien er binnen een organisatie transacties plaatsvinden tussen verschillende juridische entiteiten, business groepen of locaties dienen de transacties binnen de groep geëlimineerd te worden alvorens men tot consolidatie kan overgaan. Een heldere intercompany afstemmingsprocedure zorgt ervoor men tijdens de consolidatie van de cijfers niet meer tegen onopgeloste verschillen aanloopt.

Tip 4. Uniform rekeningschema

Zorg ervoor dat alle juridische entiteiten, business groepen of locaties die binnen de consolidatiegroep vallen, hetzelfde rekeningschema hanteren. Dit vereenvoudigt de consolidatie en zorgt ervoor dat je niet appels met peren optelt.

Tip 5. Uniforme verslaggevingsgrondslagen

Zorg ervoor dat alle entiteiten die binnen de consolidatiegroep vallen dezelfde verslaggevingsgrondslagen hanteren. Deze grondslagen zouden vastgelegd kunnen worden in een accounting manual. Niet alleen de grondslagen, maar ook bijvoorbeeld impairment test modellen met de bijbehorende veronderstellingen kunnen hierin opgenomen worden.

Tot slot

Bovenstaande 5 tips leiden tot een betrouwbare rapportage en dit kan onjuiste management beslissingen voorkomen. Een betrouwbare rapportage leidt ook tot minder correcties naar aanleiding van een accountantscontrole.  En wat je niet wilt is uitleggen aan de directie waarom er zoveel fluctuaties door fouten in de gerapporteerde cijfers zitten. Zorg dat je in control bent en werk aan een stabiele en betrouwbare geconsolideerde rapportage!

Economen Netwerk was vertegenwoordigd op het PZO LIVE plein waar we veel collega zzp’ers en andere netwerk clubs hebben ontmoet. We hebben diverse openingen gecreëerd en ideeën opgedaan. Kortom een zeer geslaagde dag en zeker voor herhaling vatbaar!

Om beide zaken te combineren, hebben wij ervoor gekozen om een uniek relatiegeschenk te versturen voor ons tweejarig jubileum. We hebben een Zokje laten maken, waarmee we een project in Zimbabwe ondersteunen. Dit project bestaat uit het aanleggen van een waterput voor een weeshuis in het dorp Bulawayo in Zimbabwe, waar op dit moment binnen een straal van 5 kilometer geen watervoorzieningen zijn. Hiermee zal de lokale bevolking dus zeer goed geholpen zijn.

De Zokjes

Blijf onze blog bezoeken om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in het project. Wilt u het project zelf ook ondersteunen? Kijk op www.zokje.nl!

Na afloop van deze workshop lanceerde Daan Vaneker de nieuwe campagne van het Economen Netwerk, die als doel heeft 10.000 euro in te zamelen voor het Duchenne Parent project. Social Media vormen een belangrijke pijler van deze campagne. Door intensief gebruik van o.a. Twitter, Facebook en LinkedIn gaan wij met het Economen Netwerk zoveel mogelijk particulieren en bedrijven proberen te bereiken om ook een donatie te doen voor het Duchenne Parent project. Op de website www.duchennenet.nl is de campagne te volgen en zijn de bereikte resultaten zichtbaar.